Vous envoyez un devis important, mais il atterrit dans les spams de votre client. Dans la majorité des cas, la cause tient à trois réglages techniques de votre nom de domaine. Voici leur rôle, leur fonctionnement et la façon de les mettre en place sans casser votre messagerie.
Je croise ce problème toutes les semaines chez des artisans, des professions libérales et des PME de Valence et des environs. Le scénario est presque toujours le même : les emails « marchaient bien avant », puis un client signale qu’il ne reçoit plus rien, ou que vos messages tombent en spam. Neuf fois sur dix, l’explication se cache dans les enregistrements DNS de votre domaine.
Pourquoi un email finit en spam ?
Les messageries comme Gmail, Outlook ou les serveurs professionnels cherchent à savoir si un email est légitime. Depuis des années, l’usurpation d’adresse (le spoofing) est massivement utilisée par les escrocs : ils envoient des messages en se faisant passer pour votre entreprise, votre banque ou un fournisseur. Pour se défendre, les messageries ont durci leurs critères.
Concrètement, quand un email arrive, le serveur destinataire pose trois questions :
- Le serveur qui envoie ce message est-il autorisé à le faire au nom du domaine affiché ?
- Le contenu du message a-t-il été modifié entre l’envoi et la réception ?
- Que faut-il faire si l’une de ces vérifications échoue ?
Si votre domaine ne fournit pas de réponses claires à ces questions, le message est jugé suspect. Il part alors en spam, ou il est carrément rejeté. Depuis 2024, Google et Yahoo exigent même explicitement ces réglages pour les expéditeurs qui envoient un certain volume de messages : ne pas les avoir, c’est prendre le risque d’un blocage pur et simple.
Les trois gardiens de votre réputation
SPF, DKIM et DMARC forment un trio. Chacun répond à une des trois questions ci-dessus. Ils se complètent : configurer un seul des trois ne suffit pas à vous protéger.
SPF : qui a le droit d’envoyer ?
Le SPF (Sender Policy Framework) est un enregistrement DNS qui liste les serveurs autorisés à envoyer des emails pour votre domaine. Par exemple : votre hébergeur de messagerie, votre outil d’emailing (newsletter), et éventuellement le serveur de votre logiciel de facturation.
Quand un message arrive, le destinataire consulte cet enregistrement et vérifie que le serveur émetteur figure bien dans la liste. Sans SPF, n’importe qui peut se faire passer pour vous, et les messageries n’ont aucun moyen de trancher.
Un piège courant : le SPF n’autorise qu’un seul enregistrement par domaine, et il est limité à 10 requêtes DNS. Beaucoup d’entreprises accumulent les outils (messagerie + plateforme d’envoi + CRM) et dépassent cette limite sans le savoir. Résultat : le SPF devient invalide et ne protège plus rien.
DKIM : l’email n’a pas été modifié
Le DKIM (DomainKeys Identified Mail) ajoute une signature cryptographique à chaque email au moment de l’envoi. La messagerie destinataire récupère la clé publique publiée dans votre DNS et vérifie que le message est authentique et n’a pas été altéré en chemin.
Cette signature agit comme un sceau. Si quelqu’un intercepte et modifie le contenu, la signature ne correspond plus, et le message est marqué comme suspect. DKIM renforce donc à la fois la délivrabilité et la sécurité de vos échanges.
Sa configuration demande souvent d’activer une option dans votre plateforme de messagerie, qui génère alors une clé à recopier dans le DNS. La moindre erreur de copie (un caractère manquant sur une clé de plusieurs centaines de caractères) rend la signature invalide.
DMARC : la règle du jeu
Le DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) indique aux messageries quoi faire lorsque SPF ou DKIM échouent. Trois politiques sont possibles :
- none : on laisse passer, mais on observe et on collecte des rapports ;
- quarantine : on met le message en quarantaine (dossier spam) ;
- reject : on rejette purement et simplement.
DMARC est la pièce qui relie les deux précédents. Il vous envoie aussi des rapports réguliers : vous voyez qui envoie des emails en votre nom, y compris les tentatives d’usurpation. La bonne pratique consiste à démarrer en mode none pour observer, puis à durcir progressivement vers quarantine puis reject une fois que SPF et DKIM sont fiables sur tous vos outils.
Comment savoir si c’est bien configuré ?
Plusieurs outils gratuits permettent de tester un domaine en quelques secondes. Ils affichent l’état de vos enregistrements et signalent les erreurs.
Voici les vérifications de base que je fais systématiquement lors d’un diagnostic :
- Le SPF existe-t-il et est-il unique ? Un seul enregistrement, sans dépassement du nombre de requêtes.
- Le DKIM est-il actif pour chaque service qui envoie en votre nom (messagerie, newsletter, facturation) ?
- Le DMARC est-il présent et sa politique cohérente avec votre niveau de maturité ?
- Les rapports DMARC sont-ils dirigés vers une adresse que vous consultez ?
L’interprétation des résultats et la correction des enregistrements DNS demandent toutefois de la prudence. Une erreur peut avoir des conséquences immédiates : bloquer tous vos emails sortants, ou au contraire ouvrir la porte à l’usurpation. Comme la propagation DNS peut prendre plusieurs heures, un mauvais réglage n’est pas toujours visible tout de suite, ce qui complique le diagnostic.
Les erreurs que je corrige le plus souvent
En intervenant chez des clients de Valence, Bourg-lès-Valence ou Romans-sur-Isère, je retrouve régulièrement les mêmes situations :
- Un changement de prestataire d’emailing sans mise à jour du SPF : les newsletters partent en spam du jour au lendemain.
- Un DMARC en
rejecttrop tôt, alors que le DKIM n’est pas configuré partout : certains messages légitimes se retrouvent bloqués. - Plusieurs enregistrements SPF cumulés au fil des ans, ce qui invalide l’ensemble.
- Un domaine récent sans aucune réputation, qui met du temps à être accepté par les grandes messageries.
- Une migration de site ou d’hébergement qui a écrasé les enregistrements existants.
Ces situations se règlent, mais elles demandent de la méthode. Si votre problème s’accompagne d’autres soucis (lenteurs, boîte pleine, poste qui n’envoie plus), un dépannage informatique global permet souvent de tout remettre à plat en une intervention.
Une amélioration durable
Une fois SPF, DKIM et DMARC correctement réglés, votre délivrabilité remonte durablement et votre domaine est protégé contre l’usurpation. Vos devis, factures et échanges arrivent dans la boîte de réception, pas dans les spams. Vous gagnez en crédibilité auprès de vos clients, et vous limitez le risque qu’un escroc envoie des messages frauduleux en votre nom.
C’est aussi un travail qui s’inscrit dans le temps : à chaque nouvel outil qui envoie des emails pour vous (un CRM, une plateforme de réservation, une nouvelle newsletter), il faut penser à mettre à jour ces réglages. Pour les entreprises qui préfèrent déléguer cette veille, je propose un suivi dans le cadre d’un contrat d’infogérance, avec surveillance des rapports DMARC et mise à jour au fil des changements.
Si vous êtes en train de créer ou de refondre votre présence en ligne, c’est le bon moment pour cadrer ces réglages dès le départ, en cohérence avec votre hébergement et vos emails professionnels.
Je réalise régulièrement cette intervention pour les entreprises et indépendants de Valence, Guilherand-Granges, Portes-lès-Valence et de toute la Drôme-Ardèche. Si vos emails posent problème ou si vous voulez simplement vérifier que tout est en ordre, contactez-moi : je fais un diagnostic et je vous explique clairement ce qu’il y a à corriger.